(18/30) 🚗🚗🚗 วิวัฒนาการการบริหารจัดการสต๊อคที่เราทำอยู่
วันนี้ยังไม่รู้ว่าจะเขียนเรื่องอะไรดี เลยอยากเขียนเรื่องงานบ้างดีกว่า งานที่เราถนัดก็คงเป็นเรื่องอะไรที่เกี่ยวกับ IT นี่แหละมั้ง....
📌 ยุคที่เป็น Analog กับ Digital เริ่มต้น
จำได้ว่า เมื่อก่อน ตอนที่มาทำงานแรกๆ ซัก 10 ปีที่แล้ว เรายังบริหารจัดการสต๊อคกันด้วย สมุด ปากกา กับ Excel กันอยู่เลย
ซึ่งการอัพเดทกันว่า รถคันนี้ มีคนจองรึยัง หรือเข้ามาเมื่อไหร่ หรือมีอัพเดทข้อมูลกันยังไง ก็ต้องรอให้ถึง ตอนนี้แอดมินส่งอีเมลไฟล์ Excel ดังกล่าวให้กับพนักงานขาย หรือผู้ที่เกี่ยวข้อง
วันละประมาณ 1 ครั้งถ้วน
📌 การมาถึงของ Cloud Computing และ Trello
แต่พอเทคโนโลยี Cloud มันเริ่มเข้ามามากขึ้น เราก็ได้ลองมาเปลี่ยนมาให้ใช้งาน Trello เป็นการบริหารจัดการข้อมูลการบริหารสต๊อครถยนต์มากขึ้นนะ
Trello เนี่ยะ ตอนที่เราอธิบายให้พนักงานแรกๆฟัง เราให้จินตนาการว่า มันเป็น post it ที่สามารถใส่ข้อมูลพวก รูปภาพรถยนต์ ตัวหนังสือ หรือเอกสาร ใบจอง PO ฯลฯ อะไรลงไปก็ได้ แล้วก็เอาไปแปะไว้บนบอร์ด
ที่สำคัญ พนักงานสามารถที่จะเข้าถึงข้อมูลตรงนี้ ผ่านอุปกรณ์ อะไรก็ได้ ไม่ว่าจะเป็น PC/Mac Mobile Tablet และเมื่อไหร่ก็ได้ โดยข้อมูลก็จะเป็นปัจจุบันตลอด
จำได้ว่า ช่วงแรกๆ ตัวเราเอง ก็ไม่ได้งงอะไรกับมันเท่าไหร่หรอก เพราะเราเองก็มี background เกี่ยวกับพวก technology อะไรแบบนี้มานานแล้ว
แต่คนที่งง น่าจะเป็นพนักงานมากกว่า เราก็เลยทำทุกวิธีทาง เพื่อที่จะให้เค้าเข้าในไปในทิศทางเดียวกันให้ได้ เพื่อที่จะเปลี่ยนจากการส่ง Excel มาเป็นการใช้งาน Board ใน Trello ให้ได้
จำได้ว่า ตอนนั้นอ่านหนังสือ The Design Sprint จบ ก็เลยเอามาใช้เลย ทำยังไงก็ได้ให้ 1 สัปดาห์ เราสามารถที่จะเปลี่ยนมาใช้ ไม่ต้องมีขั้นตอนวิธีอะไรมากเท่าไหร่
สุดท้าย ทุลักทุเล ยังไงก็ตาม ทุกคนก็ยอมเปลี่ยนมาใช้ Trello จนได้ และก็ใช้มาตลอด 10 ปีเลย 555
📌 ความท้าทาย
สิ่งที่ยากสำหรับการทำงาน คือ การที่ทำให้ทุกคนโดยเฉพาะส่วนใหญ่จะเป็น non-tech มาใช้งานเครื่องมือที่เค้ามี perception กับมันว่า มันดูทันสมัย รวดเร็ว แต่ซับซ้อน และใช้งานยา
ทำยังไงให้ทลายความคิดที่ว่า มันไม่ได้ใช้งานยาก และไม่ได้ซับซ้อน
มันท้าทายที่ตรงนี้แหละ...
📌 ก้าวต่อไป
เราก็เห็นแล้วว่า Trello เริ่มจะมีข้อจำกันอะไรบางอย่าง ทำให้เราเริ่มที่จะลองมาใช้เครื่องมือ Notion แทน เพราะมันสามารถตอบโจทย์การทำงานของเราได้มากกว่า
feature ที่น่าสนใจของ Notion ก็เช่น มันสามารถทำ visualize ข้อมูลได้ ปรับเปลี่ยนการแสดงผล เป็นอย่างที่เราต้องการได้ ไม่ใช่แค่บอร์ด อย่างเดียว เป็นต้น
ตอนนี้ เราก็ได้เริ่มลองใช้กับแผนกซ่อมตัวถังและสี (BP) กับแผนกรถยนต์ใช้แล้ว (Toyota Sure) อยู่